Nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh là điều mà bất kể doanh nghiệp nào cũng sẽ phải nghĩ tới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức thực hiện, ngoài việc thành lập chi nhánh, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Trong bài viết này, sẽ giới thiệu khái quát trình tự thủ tục cần thực hiện khi doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh văn phòng đại diện theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan:
Văn phòng đại diện là gì?
Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiêp 2020 quy định:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”
Như vậy, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và được doanh nghiệp ủy quyền để thực hiện các hoạt động đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp đó. Theo đó:
(i) Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh;
(ii) Không được nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc nhân danh doanh nghiệp của mình thực hiện các nhiệm vụ mà không được doanh nghiệp ủy quyền.
Ưu điểm, nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện:
Ưu điểm của văn phòng đại diện:
– Không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế.
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện:
– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
– Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?
Doanh nghiệp khi có nhu cầu thành lập (đăng ký hoạt động) văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);
– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giầy tờ ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp tiến hành thủ tục này).
Trình tự, thủ tục cần thực hiện để thành lập văn phòng đại diện:
– Phương thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Thời gian giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
- Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện:
– Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu đặt tên không đúng theo quy định, trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành việc đăng ký;
– Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
– Ngành nghề kinh doanh: Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.
– Phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện ngày sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện tương tựnhư khi thành lập doanh nghiệp, bảng hiệu với các thông tin như: mã số thuế văn phòng đại diện, tên văn phòng, địa chỉ.
Nếu Quý Khách hàng có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, Quý Khách hàng liên hệ với Master để được tư vấn chi tiết hơn:
– Điện thoại : 0942875068
– Email : cskh@masters.vn
– Website : www.masters.vn
– Fanpage : https://www.facebook.com/tuvanmaster
